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電話応対は正直苦手!仕事で電話のミスを減らす対処法

2017.8.29

職場での電話が鳴るたびに、不安になることはありませんか?

一度失敗をしてしまうと苦手意識から仕事中の電話に出たくなくなりますよね。

そんな時にどんな方法で、克服すれば良いのかを調べまとめてみました。

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仕事で電話応対するのが苦手・・・誰でも最初から完璧ではない。

社会人になり、会社での電話応対が初めての仕事と言う人も多いのではないでしょうか。

今の時代、携帯電話やメールなどが気軽にできることから自宅の電話で受け答えするという生活が少なくなりました。

しかし会社に入社すると仕事関係での電話応対をすることがあり、どんな言葉で話せば良いのかドキドキと不安でいっぱいになりますよね。

しかし、自分が電話応対が苦手だからと言って電話に出ないわけにはいきませんよね。下手だと自覚した上で、一生懸命対応することが最も大切なのです。

誰しも最初から完璧にこなせるわけではないので、まずは会社に慣れ、電話応対に慣れることで自然と会話できるようになり、会話を聞き取る力が身につくのです。

使い慣れない敬語や聞き慣れない専門用語などで、焦るあまり早口になったりすることもありますが、メモをしっかり取り繰り返し行うことで、スムーズに受け答えができるようになるのです。

仕事の電話が苦手で失敗。そんな時こんな方法でリラックスしよう

電話応対で失敗してしまうと、電話にでるのもなんだか恐怖になり、その場から立ち去りたくなりますよね。そんな時には、こんな方法で気分を変えてみてはいかがでしょうか。

自分のデスクに電話が来た時の対応で気をつけるべきことを、書いて貼ってみたりしてみましょう。

例としてあげるのならば

①電話に出る前には大きく深呼吸する。
②早口にならないように、ゆっくりと話す。
③要件、相手の名前、連絡先は必ずメモととる。

上記のメモを見る事で、肩の力を抜いてリラックスすることができるかもしれません。

一度失敗すると、また同じことで失敗してしまうのではないかと不安になり、緊張と焦りで思うように言葉がでなかったり、思うように伝えられなかったりすることもありますが、まずは落ち着いてリラックスすることが大切です。

電話の内容がわからない時に曖昧に返事をするより、要件を聞き折り返しご連絡いたします。と伝えても相手を不快にさせることはありません。

電話が苦手な人は、復唱とメモをとる仕事の徹底を!

職場で電話に出る前には、上司や先輩からどんな内容の電話がかかってくるかを、事前に聞いておくことをおすすめします。
その為には、電話に出る前に仕事に慣れることも必要です。仕事内容がわからないのに、電話に出ても対応ができるわけがないのです。

上司や先輩の電話の応対を見ながら、どんな会話をしているのか聞き取る力も必要です。

その上で、頻繁にかかってくる内容をメモをしておき、自分のマニュアルにしておけば良いのです。

最初のうちは、どうして電話応対が上手にできるの?と感心してしまうかもしれませんが、上司や先輩は、回数を重ねて電話応対に慣れているだけなのです。

失敗しない為のポイントは、とにかく相手が話した内容をメモし、電話を切る際には、復唱することを徹底すれば、失敗することはないでしょう。

聞き取れない電話の内容を何度も聞くのは失礼じゃない?

電話の相手によって、電話が遠かったり滑舌が悪かったりすることで電話の内容が聞き取れないことがよくあります。

特に固定電話ではなく、出先の電波の悪い携帯電話からだと会話が途切れ話している内容が、聞き取れないといったことがよくあります。
私も過去に働いていた職場で、そんな経験をしたことがあります。

そんな時に、何度も聞き取れないから何度も内容を聞き返しても良いのか悩んでしまいますよね。
まして会社に入って日が浅いと、物怖じしてしまいます。

でも、私が先輩から教わったことは『顔が見えない相手だからこそ、少し強気でもいい』と言われたことがあります。
もちろん、言葉は丁寧に話すことが大切ですが、気持ちの上で強きと言う意味です。なので、最低4回は聞き直してもOKなのです。

1回目 大変申し訳ありませんが、今の内容が聞き取れなかったのでもう一度お願いできますでしょうか?

2回目 すみません、お電話が遠いようで再度お願いします。
3回目 恐れ入りますが、もう一度お願いします
4回目 〇〇様、本当に何度も申し訳ありません、再度お願いします。

上手な言い方ではありませんが、私はこの方法でわかる部分を復唱しながら4回同じことを聞いたことがあります。

自分の電話応対に自信がない時って、普段より聞き取りにくくて焦ってしまうし、相手が早口だと正直何も聞き取れないし、聞いても言葉が多少違っていたり・・・

たとえ、電話が遠くなくても、聞きづらければ遠いことにしておけば良いのです。だって相手にはわかりませんからね。

1番失礼なのは、横柄な応対や相手の名前や連絡先を聞かず、わからないのに自分で判断してしまうことです。

携帯電話が普及した今、固定電話に苦手意識を感じる。

我が家の成人した子供達も、中学生まで家の固定電話を使用していましたが、携帯電話を持ちだした頃から家の電話を使用しなくなりました。

昭和世代の私達は、高校生の頃好きな相手の家に電話をする時には、本人がでたらラッキーでしたが、家族の人が出たらしどろもどろになろながら、相手に電話を繋いでもらったものです。そんな甘酸っぱい経験は今もいい思い出です。

今は携帯電話にかけると本人が出るので、気軽にかけることができてとても便利になりました。

しかし、その便利さが社会人になり、職場で電話応対する苦手意識につながってしまっているのです。

アルバイト経験があり電話応対を経験した子は、わりと職場でもスムーズに受け答えができますが、経験のない子は、電話になかなか出れないのが現状です。

しかし、苦手を克服するには何事も失敗をしながら慣れていくことが、苦手意識をなくすことなんです。何事も日々の経験ですね。

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